Le défi de l’administration des ventes
Publié le 6 décembre 2023
Une grande partie des temps des commerciaux est absorbée par des tâches administratives. Comment gagner du temps en les automatisants ?
🎯 Principaux points à retenir
- Le défi des tâches administratives : Les commerciaux consacrent une grande partie de leur temps à des tâches administratives, réduisant ainsi le temps disponible pour la vente et l’interaction avec les clients.
- Automatisation des processus de vente : L’adoption d’outils d’automatisation pour la gestion des ventes permet de réduire les tâches chronophages, d’améliorer la qualité des données, et d’accélérer le cycle de vente.
- Avantages pour les clients et les équipes commerciales : L’intégration de ces outils améliore l’expérience client et libère les équipes commerciales des contraintes administratives, leur permettant de se concentrer sur la compréhension des besoins des clients et le développement de relations commerciales solides.
Les commerciaux remontent souvent le manque de temps. Pourtant, une grande partie de leur temps est absorbée par des tâches administratives. Imaginez si ces tâches pouvaient être automatisées, libérant ainsi du temps précieux pour se concentrer sur l’essentiel : vendre et interagir avec les clients.
Le défi des tâches administratives
La dernière étude Salesforce de 2023 montre que les professionnels de la vente d’aujourd’hui ne consacrent que 28 % de leur temps à la vente (contre 34 % en 2018). Les représentants commerciaux se retrouvent souvent submergés par des activités administratives : saisie de données, élaboration de devis, gestion de contrats… Ces étapes, bien que nécessaires, n’apportent que peu de valeur ajoutée au processus de vente et éloignent les commerciaux de leur cœur de métier.
La réalité du processus de vente
Actuellement, de nombreuses entreprises s’appuient encore sur des méthodes désuètes pour gérer ces tâches. Par exemple, la création manuelle d’offres dans PowerPoint ou de contrats dans Word, ou encore les devis sur Excel. Ces processus sont non seulement chronophages mais aussi sources de nombreuses erreurs.
Le point de vue du client
Du côté client, ce processus est tout aussi fastidieux. Recevoir un document par mail, l’imprimer, le signer, puis le renvoyer représente une démarche longue et peu pratique, surtout à une époque où la durée du cycle de vente a un impact direct sur le taux de signature.
Des inconvénients évidents
- Perte de Temps : Les commerciaux perdent un temps précieux en remplissant manuellement les détails des clients dans les documents.
- Qualité des Données : L’utilisation de modèles statiques augmente le risque d’erreurs et d’incohérences dans les documents.
- Ralentissement du Cycle de Vente : Les délais d’attente prolongent le cycle de vente, offrant aux prospects le temps de reconsidérer leur décision.
- Démotivation des équipes : Personne ne se plaît à faire quotidiennement des tâches dont il ne perçoit pas l’utilité.
La solution :
L’utilisation d’outils d’automatisation de l’administration des ventes permet aujourd’hui aux commerciaux de se libérer des tâches chronophages sans changer leurs processus de vente ou outils.
Les principales fonctionnalitées sont :
L’envoi d’offres électroniques :
Les commerciaux sélectionnent les produits, définissent les prix, et envoient une offre en quelques clics, sur lesquels les clients vont pouvoir entrer les informations nécessaires à la vente : livraison, facturation…
La génération automatique de documents Les commerciaux peuvent générer automatiquement des documents personnalisés en un clic. Ces modèles dynamiques intègrent toutes les informations nécessaires, depuis les détails du client jusqu’aux spécificités des produits, le tout dans un format cohérent et professionnel.
La Signature électronique Les clients peuvent signer les documents électroniquement, de manière sécurisée et légale. Cette méthode accélère considérablement le processus de validation et de finalisation des ventes.
L’Automatisations & API :
Permettent une intégration transparente avec d’autres systèmes et logiciels, facilitant un flux de travail unifié et efficace. Cela améliore la collaboration interne et la gestion des données clients.
Les Relances automatiques : Automatisent le suivi des prospects, assurant une communication constante et opportune sans effort manuel supplémentaire. Cela augmente les chances de conversion en maintenant l’engagement des clients.
Les Tableaux de pilotage
Offre une vue d’ensemble en temps réel des performances de vente, permettant un suivi et une analyse rapides des tendances et des opportunités. Cela aide à prendre des décisions éclairées et à ajuster les stratégies de vente.
Avantages pratiques
- Gain de Temps : Réduction significative du temps consacré aux tâches administratives.
- Amélioration de la Qualité des Données : Diminution des erreurs grâce à l’automatisation.
- Accélération du Cycle de Vente : Moins d’attente, plus d’efficacité dans la conclusion des affaires.
Vers une expérience client améliorée
En intégrant ces outils dans votre processus de vente, vous offrez à vos clients une expérience plus fluide, moderne et respectueuse de l’environnement. De plus, en libérant vos équipes commerciales des contraintes administratives, vous leur permettez de se concentrer sur ce qu’elles font de mieux : comprendre les besoins des clients et développer des relations commerciales solides.
source : https://www.salesforce.com/blog/15-sales-statistics/